Secretara companiei - Company secretary

Un secretar de companie este o funcție superioară într-o companie din sectorul privat sau într-o organizație din sectorul public. În marile corporații americane și canadiene listate public, un secretar de companie este de obicei numit secretar corporativ sau secretar . Secretarul companiei este responsabil pentru administrarea eficientă a unei companii, în special în ceea ce privește asigurarea respectării cerințelor statutare și de reglementare și pentru asigurarea implementării deciziilor consiliului de administrație.

În ciuda numelui, rolul nu este clerical sau secretar . Secretarul companiei se asigură că o organizație respectă legislația și reglementările relevante și ține membrii consiliului informați cu privire la responsabilitățile lor legale. Secretarii companiei sunt reprezentantul numit al companiei pe documentele legale și este responsabilitatea lor să se asigure că societatea și directorii săi funcționează în conformitate cu legea. Este, de asemenea, responsabilitatea lor să se înregistreze și să comunice cu acționarii , să se asigure că dividendele sunt plătite și să țină evidența companiei, cum ar fi listele directorilor și acționarilor și conturile anuale.

În multe țări, companiilor private li s-a cerut în mod tradițional prin lege să numească o persoană ca secretar al companiei, iar această persoană va fi, de asemenea, un membru senior al consiliului de administrație.

Roluri si responsabilitati

Secretarii companiei din toate sectoarele au responsabilități la nivel înalt, inclusiv structuri și mecanisme de guvernanță, conduită corporativă în mediul de reglementare al unei organizații, reuniuni ale consiliilor, acționarilor și administratorilor, respectarea cerințelor legale, de reglementare și de listare, formarea și inducerea non-executivilor și administratorilor, contact cu organisme de reglementare și externe, rapoarte și circulare către acționari / administratori, gestionarea beneficiilor angajaților, cum ar fi sistemele de pensii și acțiuni ale angajaților , administrarea și organizarea asigurărilor, negocierea contractelor, gestionarea riscurilor , administrarea și organizarea proprietății și interpretarea conturilor financiare .

Secretarii companiei sunt principala sursă de consiliere cu privire la desfășurarea afacerilor și aceasta poate cuprinde totul, de la consiliere juridică privind conflictele de interese, până la consiliere contabilă privind rapoartele financiare, până la dezvoltarea strategiei și a planificării corporative.

Printre companiile publice din America de Nord, furnizarea de consiliere cu privire la problemele de guvernanță corporativă este un rol din ce în ce mai important pentru secretarul corporativ . Mulți acționari, în special investitorii instituționali, consideră o guvernanță corporativă solidă ca fiind esențială pentru performanța consiliului și a companiei. Ele sunt destul de vocale în încurajarea consiliilor de administrație să efectueze revizuiri frecvente ale guvernanței corporative și să emită declarații scrise ale principiilor guvernanței corporative. Secretarul corporativ este, de obicei, executivul pentru a asista directorii în aceste eforturi, oferind informații despre practicile altor companii și ajutând consiliul să adapteze principiile și practicile de guvernanță corporativă pentru a se potrivi nevoilor consiliului și așteptărilor investitorilor. În unele companii, rolul secretarului corporativ în calitate de consilier de guvernanță corporativă a fost oficializat, cu un titlu precum Chief Governance Officer adăugat la titlul existent.

Având în vedere rolurile importante pe care le joacă secretarul companiei în afaceri, PLC-urile și companiile mari necesită ca secretarul companiei să fie pregătit corespunzător, cu experiență și calificat profesional pentru aceste responsabilități.

În Marea Britanie, secretarul companiei poate fi calificat în virtutea examinării și calității de membru al Institutului Chartered Governance (CGI), care este principala calificare specifică secretarilor companiei. CGI este organismul dedicat avansării și recunoașterii administrării profesionale bazat pe o combinație de studii la nivel de diplomă, experiență verificată cu atenție și sponsorizare de către doi oameni cu statut profesional. Numai o persoană astfel calificată are dreptul să fie desemnată „secretar autorizat” sau „secretar autorizat al companiei”. Facultatea secretarilor și administratorilor fondată în 1930 este al doilea corp de secretari corporativi din Regatul Unit și are acum un puternic accent pe munca și guvernarea egalității, iar membrii acesteia sunt desemnați „secretari corporativi” sau „secretari publici certificați”. Se așteaptă ca secretarii de companii ai companiilor cotate public să fie calificați profesional prin CGI, unul dintre organismele profesionale autorizate din profesia de contabil, sau să aibă pregătire și experiență adecvate prin intermediul unui alt organism.

Malaezia

În Malaezia, Legea privind companiile din 2016 impune ca fiecare companie să numească cel puțin un secretar de companie autorizat. Secretarul companiei trebuie numit în primele 30 de zile de la încorporare sau se impune o penalizare administratorilor, având riscul de a fi inclus pe lista neagră. Responsabilitățile secretarului companiei includ următoarele:

Pregătirea ședințelor consiliului de administrație și a adunării generale anuale (AGM) - Începând cu anul 2016 conform Legii societăților revizuite, AGM nu mai este necesară pentru societățile cu răspundere limitată (Sendirian Berhad sau Sdn Bhd)
Depunerea declarațiilor anuale către SSM (CCM în engleză)
Modificări la Constituția societății
Menținerea documentelor statutare
Depunerea actualizărilor la SSM cu privire la aspecte precum schimbarea numelui sau adresei companiei, emiterea de acțiuni, modificări ale administratorilor, acționarilor etc.

India

În India, „Institutul secretarilor de companii din India” (ICSI) reglementează profesia de secretari de companii. ICSI este un organism profesional statutar care are peste 50.000 de membri asociați.

Secretarii autorizați sunt angajați ca președinți, directori executivi și directori neexecutivi, precum și directori și secretari de companii. Unii secretari autorizați sunt, de asemenea, cunoscuți în propriile companii ca executivi / manageri de secretariat corporativ sau directori de secretariat corporativ.

Mulți secretari corporativi ai companiilor publice nord-americane sunt avocați și unii servesc drept consilier general al corporației lor . Deși acest lucru poate fi util în îndeplinirea sarcinilor lor, poate crea, de asemenea, ambiguitate cu privire la ceea ce este consilierea juridică, protejată de privilegii și ce este sfatul afacerii.

Regatul Unit

De la 08 aprilie 2008 nu a existat nicio cerință legală pentru o companie privată din Marea Britanie pentru a avea un secretar de companie , cu excepția cazului companiei actul constitutiv prevede altfel. Dacă o companie privată nu are un secretar de companie, sarcinile și responsabilitățile de secretariat ale companiei revin directorilor companiei. Odată cu creșterea numărului de întreprinderi sociale și companii de interes comunitar, există adesea o cerere pentru un secretar de companie în sectoarele voluntar și comunitar, precum și societăți comerciale private obișnuite. O companie publică din Marea Britanie trebuie să aibă în continuare un secretar de companie numit oficial.

Secretarii agreați sunt al șaselea angajați cu cea mai bună plată din Marea Britanie, conform Office for National Statistics Anual Survey of Hours and Earnings (martie 2010).

Responsabilitățile exacte ale secretarului companiei depind de mărimea și natura companiei și nu există o definiție legală a ceea ce sunt acestea, dar în general include unele sau toate următoarele:

menținerea registrelor statutare ale companiei;
actualizarea evidențelor deținute de Companies House ;
menținerea sediului social al companiei ;
consilierea consiliului de administrație cu privire la responsabilitățile juridice și corporative ale acestora și aspectele legate de guvernanța corporativă ;
organizarea ședințelor consiliului de administrație al companiei și a adunării generale anuale ;
reuniuni ale consiliului de proceduri;
asigurarea respectării de către companie a obligațiilor legale;
gestionarea și stocarea înregistrărilor companiei, de ex. investiții, proprietăți, salarizare, asigurări, contabilitate, impozitare ( TVA , PAYE , impozit pe profit ); și
legătura între companie și părțile interesate și acționari

Singapore

În Singapore, Legea companiilor, secțiunea 171 impune ca fiecare companie să aibă un secretar al companiei care trebuie să locuiască în Singapore. Secretarul trebuie numit în primele 6 luni de la încorporare. Dacă compania are un singur director, acesta nu poate fi secretar corporativ. Responsabilitățile secretarului corporativ includ următoarele:

Pregătirea ședințelor consiliului și a adunării generale anuale
Depunerea declarațiilor anuale la ACRA
Modificări la Constituția societății
Menținerea registrelor statutare
Depunerea actualizărilor la ACRA cu privire la aspecte precum schimbarea numelui sau adresei companiei, emiterea de acțiuni, modificări ale administratorilor, acționarilor etc.

Pentru companiile publice, secretarul trebuie să fie un agent de înregistrare înregistrat sau o persoană calificată.

Bangladesh

China

În China, fiecare companie listată trebuie să aibă un secretar al consiliului. Conform articolului 124 din Legea societăților comerciale din 2005, fiecare companie listată este obligată să aibă un secretar al consiliului de administrație. Responsabilitățile secretarului consiliului de administrație includ pregătirea ședințelor acționarilor și consiliilor de administrație, păstrarea înregistrărilor companiei și a informațiilor acționarilor, gestionarea divulgării informațiilor etc. Aceste reguli de listare discută în detaliu atribuțiile secretarului consiliului. Conform „ Dispozițiilor speciale ale Consiliului de stat privind flotația și listarea în străinătate a acțiunilor de către societățile pe acțiuni ”, „ Ghidul pentru articolele societății cotate la bursă”, „Regulile de listare a acțiunilor de la Bursa de Valori din Shanghai” și „Regulile de listare a acțiunilor din Bursa de Valori din Shenzhen ", secretarul Consiliului este clasificat drept echipa de conducere. Din aceste reguli de listare, secretarul consiliului sau secretarul consiliului de administrație din China este comparabil cu secretarul companiei din multe alte țări.

Africa de Sud

În Africa de Sud, toate companiile publice și de stat trebuie să numească un secretar al companiei. Rolurile și responsabilitățile secretarului companiei sunt definite în Legea societăților comerciale, nr. 71 din 2008 . Pentru companiile cotate la bursă, aceste roluri au fost clarificate și extinse prin raportul King IV . În plus, companiile non-profit care au adoptat în mod voluntar dispozițiile „Responsabilitate sporită și transparență” din Legea societăților comerciale trebuie să numească un secretar al companiei al cărui rol este comparabil cu cel al unei companii publice.

Sri Lanka

În Sri Lanka, Legea companiilor, nr. 07 din 2007 impune ca fiecare companie înregistrată să aibă un secretar de companie. Un secretar de companie trebuie să fie înregistrat la Departamentul de înregistrare a companiilor, pentru a funcționa ca secretar de companie. Eligibilitatea de a funcționa ca secretar sunt;

Cetățean din Sri Lanka
Un [avocat], un [expert contabil] sau orice persoană solicitată au urmat un program de studiu al ministrului subiect
Solicitanții cu o experiență de peste 20 de ani în domeniul secretarilor companiei pot fi numiți după un interviu cu Registratorul Companiilor.

Digitalizarea secretarului companiei

Firmele secretare de companie au fost înființate de mult timp, iar practica este încă în mare măsură dependentă de hârtie și de semnăturile cu cerneală umedă atunci când vine vorba de rezoluțiile consiliului. Datorită acestei naturi, întreaga industrie se bazează puternic pe procese manuale. În ultimii ani, unele digitalizări au început să aibă loc pentru a satisface antreprenorii mai tineri și moderni. Adoptarea inteligenței artificiale, eKYC, semnătura digitală, generatorul de documente se numără printre caracteristicile care au fost văzute în cadrul firmelor secretare ale companiei Cloud.

Languages

In other projects