Gestionarea inregistrarilor - Records management

Gestionarea înregistrărilor , cunoscută și sub denumirea de gestionare a înregistrărilor și informațiilor , este o funcție organizațională dedicată gestionării informațiilor într-o organizație pe tot parcursul ciclului său de viață , de la momentul creării sau primirii până la eventuala sa dispunere. Aceasta include identificarea, clasificarea, stocarea, securizarea, recuperarea, urmărirea și distrugerea sau păstrarea permanentă a înregistrărilor. Standardul ISO 15489-1: 2001 ( „ISO 15489-1: 2001” ) definește gestionarea înregistrărilor ca „[domeniul] managementului responsabil pentru controlul eficient și sistematic al creării, primirii, întreținerii, utilizării și dispunerii înregistrărilor, inclusiv procesele de captare și menținere a dovezilor și a informațiilor despre activități comerciale și tranzacții sub formă de evidențe ".

Înregistrările unei organizații păstrează aspecte ale memoriei instituționale. Pentru a determina cât timp să păstreze înregistrările, capacitatea lor de reutilizare este importantă. Multe sunt păstrate ca dovezi ale activităților, tranzacțiilor și deciziilor. Alții documentează ce s-a întâmplat și de ce. Scopul gestionării înregistrărilor face parte din funcția mai largă de guvernanță, gestionare a riscurilor și conformitate a unei organizații și se referă în primul rând la gestionarea dovezilor activităților unei organizații, precum și la reducerea sau diminuarea riscului asociat acesteia. Cercetări recente arată legături între gestionarea înregistrărilor și responsabilitatea în guvernare.

Concepte de înregistrare

Conceptul de înregistrare este diferit definit. ISO 15489-1: 2016 definește înregistrările ca „informațiile create, primite și întreținute ca mijloc de probă și ca un activ de către o organizație sau persoană , în vederea realizării obligațiilor legale sau în tranzacția de afaceri“. Deși există multe scopuri și beneficii pentru gestionarea înregistrărilor, așa cum subliniază această definiție, o caracteristică cheie a înregistrărilor este capacitatea lor de a servi drept dovadă a unui eveniment. Gestionarea corectă a înregistrărilor poate ajuta la păstrarea acestei caracteristici a înregistrărilor.

Studiile recente și cuprinzătoare au definit înregistrările ca „reprezentări persistente ale activităților” înregistrate sau create de participanți sau observatori. Această viziune tranzacțională subliniază importanța contextului și a procesului în determinarea și semnificația înregistrărilor. În contrast, definițiile anterioare au subliniat proprietățile evidențiale și informaționale ale înregistrărilor. În contextele organizaționale, înregistrările sunt materiale create sau primite de o organizație în tranzacția de afaceri sau în urmărirea sau respectarea obligațiilor legale. Această definiție organizațională a înregistrării provine din teorizarea timpurie a arhivelor ca agregări organice de înregistrări, adică „documentele scrise, desenele și tipăriturile, primite sau produse oficial de un organism administrativ sau unul dintre oficialii săi”.

Terminologia de gestionare a înregistrărilor cheie

Nu toate documentele sunt înregistrări. O înregistrare este un document păstrat în mod conștient ca dovadă a unei acțiuni. Sistemele de gestionare a înregistrărilor fac, în general, distincție între înregistrări și non-înregistrări (copii convenționale, schițe brute, duplicate), care nu necesită gestionare formală. Multe sisteme, în special pentru înregistrările electronice, necesită ca documentele să fie declarate formal ca înregistrare pentru a putea fi gestionate. Odată declarată, o înregistrare nu poate fi modificată și poate fi eliminată numai în cadrul regulilor sistemului.

Înregistrările pot fi acoperite de controale de acces pentru a reglementa cine le poate accesa și în ce circumstanțe. Controalele fizice pot fi utilizate pentru păstrarea sigură a înregistrărilor confidențiale - fișierele de personal, de exemplu, care dețin date personale sensibile, pot fi păstrate într-un dulap blocat cu un jurnal de control pentru a urmări accesul. Sistemele de înregistrări digitale pot include controale de acces bazate pe roluri, permițând permisiunile (de vizualizare, modificare și / sau ștergere) pentru personal, în funcție de rolul lor în organizație. Pentru a asigura integritatea înregistrărilor, poate fi menținută o pistă de audit care arată toate accesul și modificările.

La fel cum înregistrările organizației vin într-o varietate de formate, stocarea înregistrărilor poate varia în întreaga organizație. Întreținerea fișierelor poate fi efectuată de către proprietar, reprezentant, un depozit de înregistrări sau funcționar. Înregistrările pot fi gestionate într-o locație centralizată, cum ar fi un centru de înregistrări sau un depozit, sau controlul înregistrărilor poate fi descentralizat în diferite departamente și locații din cadrul entității. Înregistrările pot fi identificate formal și discret prin codificare și adăpostite în foldere special concepute pentru protecție optimă și capacitate de stocare sau pot fi identificate și arhivate la întâmplare fără indexare aparentă. Organizațiilor care gestionează înregistrări lejer le este greu să acceseze și să recupereze informații atunci când este necesar. Ineficiența depunerii sistemelor de întreținere și stocare se poate dovedi costisitoare în ceea ce privește spațiul irosit și resursele cheltuite pentru căutarea înregistrărilor.

O înregistrare inactivă este o înregistrare care nu mai este necesară pentru desfășurarea activității curente, dar care este păstrată până la îndeplinirea sfârșitului perioadei sale de păstrare , cum ar fi când se termină un proiect, o linie de produse este retrasă sau la sfârșitul unei perioade de raportare fiscală este atins. Aceste înregistrări pot deține o valoare comercială, juridică, fiscală sau istorică pentru entitate în viitor și, prin urmare, trebuie să fie păstrate pe o durată scurtă sau permanentă. Înregistrările sunt gestionate în conformitate cu programul de păstrare. Odată ce viața unei înregistrări a fost îndeplinită în funcție de perioada prestabilită și nu există nicio reținere legală în așteptare, aceasta este autorizată pentru dispunerea finală, care poate include distrugerea, transferul sau conservarea permanentă.

Un plan de recuperare în caz de dezastru este un curs de acțiune scris și aprobat care trebuie luat după o catastrofă, care detaliază modul în care o organizație va restabili funcțiile critice ale afacerii și va recupera înregistrările deteriorate sau amenințate.

O înregistrare activă este o înregistrare necesară pentru efectuarea operațiunilor curente, supusă unei utilizări frecvente și situată de obicei lângă utilizator. În trecut, „gestionarea înregistrărilor” era uneori folosită pentru a se referi doar la gestionarea înregistrărilor care nu mai erau în uz zilnic, dar care trebuiau păstrate - înregistrări „semicurente” sau „inactive”, adesea stocate în subsoluri sau în afara amplasamentului . Utilizarea mai modernă tinde să se refere la întregul „ ciclu de viață ” al înregistrărilor - de la momentul creării chiar până la eliminarea lor finală.

Formatul și media înregistrărilor sunt, în general, irelevante în scopul gestionării înregistrărilor din perspectiva faptului că înregistrările trebuie identificate și gestionate, indiferent de forma lor. ISO are în vedere gestionarea atât a înregistrărilor fizice, cât și a celor electronice. De asemenea, secțiunea DL1.105 din standardul DoD 5015.02-STD al Departamentului Apărării al Statelor Unite (2007) definește Managementul înregistrărilor drept „planificarea, controlul, direcționarea, organizarea, instruirea, promovarea și alte activități manageriale care implică ciclul de viață al informațiilor, inclusiv crearea, întreținerea (utilizarea, stocarea, recuperarea) și eliminarea, indiferent de suportul media ".

Teoria managementului înregistrărilor

Înregistrează ciclul de viață

Ciclul de viață al înregistrărilor constă din faze discrete care acoperă durata de viață a unei înregistrări de la crearea sa până la dispoziția sa finală. În faza de creație, creșterea înregistrărilor este expusă de sistemele electronice moderne. Înregistrările vor continua să fie create și capturate de către organizație într-un ritm exploziv pe măsură ce conduce activitatea afacerii organizației. Corespondența cu privire la un eșec al produsului este scrisă pentru conducerea internă, situațiile financiare și rapoartele sunt generate pentru control public și de reglementare, vechea siglă corporativă este retrasă, iar una nouă - care include schema de culori și fontul corporativ aprobat - își ia locul în istoria organizației .

Exemple de faze ale înregistrărilor includ cele pentru crearea unei înregistrări, modificarea unei înregistrări, mișcarea unei înregistrări prin diferitele sale stări în timp ce există și distrugerea unei înregistrări.

De-a lungul ciclului de viață al înregistrărilor, aspecte precum securitatea, confidențialitatea, recuperarea în caz de dezastru, tehnologiile emergente și fuziunile sunt abordate de profesionistul în gestionarea înregistrărilor și a informațiilor responsabil de programele organizaționale. Profesioniștii în înregistrări și gestionarea informațiilor sunt esențiale în controlul și protejarea activelor informaționale ale entității. Ei înțeleg cum să gestioneze crearea, accesul, distribuția, stocarea și dispunerea înregistrărilor și informațiilor într-un mod eficient și rentabil folosind metodologia, principiile și cele mai bune practici de gestionare a înregistrărilor și informațiilor, în conformitate cu legile și reglementările privind înregistrările și informațiile.

Înregistrează teoria continuumului

Teoria continuum a înregistrărilor este un model conceptual abstract care ajută la înțelegerea și explorarea activităților de păstrare a înregistrărilor în raport cu contexte multiple de-a lungul spațiului și timpului.

Practici și concepte de gestionare a înregistrărilor

Un manager de înregistrări este cineva care este responsabil pentru gestionarea înregistrărilor într-o organizație.

Secțiunea 4 din ISO 15489-1: 2001 prevede că gestionarea înregistrărilor include:

  • stabilirea politicilor și standardelor
  • atribuirea responsabilităților și autorităților
  • stabilirea și promulgarea procedurilor și orientărilor
  • furnizarea unei game de servicii legate de gestionarea și utilizarea înregistrărilor
  • proiectarea, implementarea și administrarea sistemelor specializate pentru gestionarea înregistrărilor
  • integrarea managementului înregistrărilor în sistemele și procesele de afaceri

Astfel, practica gestionării înregistrărilor poate implica:

  • planificarea nevoilor de informare ale unei organizații
  • identificarea informațiilor care necesită captare
  • crearea, aprobarea și aplicarea politicilor și practicilor privind înregistrările, inclusiv organizarea și eliminarea acestora
  • dezvoltarea unui plan de stocare a înregistrărilor, care include adăpostirea pe termen scurt și lung a înregistrărilor fizice și a informațiilor digitale
  • identificarea, clasificarea și stocarea înregistrărilor
  • coordonarea accesului la înregistrări intern și în afara organizației, echilibrarea cerințelor privind confidențialitatea afacerii, confidențialitatea datelor și accesul publicului.
  • identificarea și păstrarea înregistrărilor pe o perioadă de păstrare specificată
  • executarea unei politici de păstrare privind eliminarea înregistrărilor care nu mai sunt necesare din motive operaționale; în conformitate cu politicile organizaționale, cerințele legale și alte reglementări, aceasta poate implica fie distrugerea lor, fie păstrarea permanentă într-o arhivă .

Principiile de gestionare a înregistrărilor și sistemele automate de gestionare a înregistrărilor ajută la captarea, clasificarea și gestionarea continuă a înregistrărilor pe tot parcursul ciclului lor de viață. ARMA International definește managementul înregistrărilor ca fiind „domeniul managementului responsabil de stabilirea și implementarea politicilor, sistemelor și procedurilor de captare, creare, acces, distribuire, utilizare, stocare, securizare, recuperare și asigurarea dispunerii înregistrărilor și informațiilor unei organizații”. Un astfel de sistem poate fi pe hârtie (cum ar fi cartele index utilizate într-o bibliotecă ) sau poate implica un sistem informatic, cum ar fi o aplicație electronică de gestionare a înregistrărilor.

Soluții defensive

O soluție care poate fi apărată este una care poate fi susținută cu politici, procese și proceduri clar documentate care determină modul în care și de ce se desfășoară munca, precum și una care are o dovadă clar documentată a tiparelor de comportament, demonstrând că o organizație respectă cele mai bune constrângeri documentate. de capacitatea lor.

În timp ce apărabilitatea se aplică tuturor aspectelor ciclului de viață al înregistrărilor, este considerată cea mai importantă în contextul distrugerii înregistrărilor, unde este cunoscută sub denumirea de „ dispoziție apărabilă ” sau „ distrugere apărabilă ” și ajută o organizație să justifice și să demonstreze în mod explicit lucruri precum cine distruge înregistrări, de ce le distrug, cum le distrug, când le distrug și unde le distrug.

Clasificare

Managerii de înregistrări folosesc clasificarea sau categorizarea tipurilor de înregistrări pentru a organiza logic înregistrările create și întreținute de o instituție. Astfel de clasificări ajută la funcții precum crearea, organizarea, stocarea, recuperarea, mișcarea și distrugerea înregistrărilor.

La cel mai înalt nivel de clasificare sunt înregistrările fizice versus cele electronice. (Acest lucru este discutabil; înregistrările sunt definite ca atare, indiferent de suport. ISO 15489 și alte bune practici promulgă o funcție bazată, mai degrabă decât o clasificare bazată pe suport, deoarece legea definește înregistrările ca anumite tipuri de informații, indiferent de suport.)

Înregistrările fizice sunt acele înregistrări, cum ar fi hârtia, care pot fi atinse și care ocupă spațiu fizic.

Înregistrările electronice , denumite adesea și înregistrări digitale , sunt acele înregistrări care sunt generate și utilizate de dispozitivele de tehnologie informațională .

Clasificarea înregistrărilor se realizează prin proiectarea, întreținerea și aplicarea taxonomiilor , care permit managerilor de înregistrări să îndeplinească funcții precum categorizarea, etichetarea, segmentarea sau gruparea înregistrărilor în funcție de diferite trăsături.

Înregistrări ale întreprinderii

Înregistrările întreprinderii reprezintă acele înregistrări care sunt comune majorității întreprinderilor, indiferent de funcția, scopul sau sectorul lor. Astfel de înregistrări se rotesc adesea în jurul operațiunilor de zi cu zi ale unei întreprinderi și acoperă domenii precum litigii, dar nu limitat, managementul angajaților, managementul consultanților sau contractanților, angajamentele clienților, achizițiile, vânzările și contractele.

Tipurile de întreprinderi care produc și lucrează cu astfel de înregistrări includ, dar nu se limitează la acestea, companii cu scop lucrativ, companii nonprofit și agenții guvernamentale.

Înregistrări din industrie

Înregistrările din industrie reprezintă acele înregistrări care sunt comune și se aplică numai unei anumite industrii sau unui set de industrii. Exemplele includ, dar nu se limitează la înregistrările din industria medicală (de exemplu, Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate ), înregistrările din industria farmaceutică și înregistrările din industria alimentară.

Evidențe legale deținute

Evidențele legale de deținere sunt acele evidențe care sunt mandatate, de obicei de consilier juridic sau personalul de conformitate, care trebuie să fie păstrate pentru o perioadă de timp, fie de către un guvern, fie de către o întreprindere, și în scopul abordării problemelor potențiale asociate auditurilor de conformitate și litigiilor . Astfel de înregistrări sunt atribuitetrăsături de deținere legală care se adaugă la clasificări care sunt rezultatul clasificărilor întreprinderii sau industriei.

Trăsăturile de date legale de deținere pot include, dar nu se limitează la lucruri, cum ar fi steagurile legale de deținere (de exemplu, Legale deținere = Adevărat sau Fals), organizația care conduce deținerea legală, descrieri de ce înregistrările trebuie păstrate legal, ce perioadă de timp trebuie să fie înregistrate ținută pentru și locația de așteptare.

Program de păstrare a înregistrărilor

Un program de păstrare a înregistrărilor este un document, adesea dezvoltat folosind concepte de evaluare arhivistică și analiza contextelor juridice și comerciale din jurisdicțiile prevăzute, care subliniază cât timp trebuie să fie păstrate anumite tipuri de înregistrări înainte de a putea fi distruse. Pentru ca programul de păstrare să fie utilizat, trebuie să fie introduse o serie de linii directoare, astfel încât să fie luate în considerare pentru implementare.

Gestionarea înregistrărilor fizice

Gestionarea înregistrărilor fizice implică diferite discipline sau capacități și se poate baza pe o varietate de forme de expertiză.

Identificarea înregistrărilor
Dacă un articol este prezentat ca o înregistrare juridică, trebuie să fie autentificat. Este posibil ca experții criminalistici să fie nevoiți să examineze un document sau un artefact pentru a stabili dacă nu este un fals și că este documentată orice deteriorare, modificare sau conținut lipsă. În cazuri extreme, articolele pot fi supuse unui microscop , radiografie , datare cu radiocarbon sau analiză chimică. Acest nivel de autentificare este rar, dar necesită o atenție deosebită la crearea și păstrarea înregistrărilor unei organizații.
Stocarea înregistrărilor
Înregistrările trebuie păstrate astfel încât să fie accesibile și protejate împotriva daunelor aduse mediului. Un document tipic pe hârtie poate fi depozitat într-un dulap de birouri. Cu toate acestea, unele organizații folosesc săli de fișiere cu controale de mediu specializate, inclusiv temperatura și umiditatea . Este posibil ca înregistrările vitale să fie depozitate într-un seif sau seif rezistent la dezastre pentru a fi protejat împotriva incendiilor, inundațiilor, cutremurelor și conflictelor. În cazuri extreme, articolul poate necesita atât protecția împotriva dezastrelor, cât și accesul publicului, cum ar fi Constituția originală, semnată din SUA . Este posibil să fie necesară consultarea inginerilor civili pentru a stabili dacă sala de dosare poate rezista în mod eficient la greutatea rafturilor și a dulapurilor de dosare pline cu hârtie; din punct de vedere istoric, unele nave militare au fost concepute pentru a ține seama de greutatea procedurilor lor de operare pe hârtie ca parte a ecuației lor de balast (tehnologiile moderne de păstrare a înregistrărilor au transferat o mare parte din aceste informații în stocarea electronică). În plus față de stocarea la fața locului a înregistrărilor, multe organizații își operează propriile centre de înregistrări externe sau contractează cu centre de înregistrări comerciale.
Recuperarea înregistrărilor
Pe lângă faptul că pot stoca înregistrări, întreprinderile trebuie să stabilească și capacitățile adecvate pentru recuperarea înregistrărilor, în cazul în care acestea sunt necesare pentru un scop, cum ar fi un audit sau un litigiu sau pentru caz de distrugere. Capacitățile de recuperare a înregistrărilor devin complexe atunci când se ocupă de înregistrări electronice, mai ales atunci când nu au fost etichetate sau clasificate în mod adecvat pentru descoperire.
Înregistrări circulante
Urmărirea înregistrării în timp ce este departe de zona de depozitare normală este denumită circulație. Adesea, acest lucru este gestionat de proceduri simple de înregistrare scrisă. Cu toate acestea, multe medii moderne de înregistrări utilizează un sistem computerizat care implică scanere de coduri de bare sau tehnologie de identificare a frecvenței radio ( RFID ) pentru a urmări mișcarea înregistrărilor. Acestea pot fi folosite și pentru auditul periodic pentru a identifica mișcarea neautorizată a înregistrării.
Eliminarea înregistrărilor
Eliminarea înregistrărilor nu înseamnă întotdeauna distrugere . Poate include și transferul către o arhivă istorică, muzeu sau persoană fizică. Volumul mare de înregistrări pe hârtie și inaccesibilitatea înregistrărilor pe hârtie active sunt câteva dintre motivele care determină organizațiile să elimine sau să distrugă înregistrările. Distrugerea înregistrărilor ar trebui să fie autorizată prin lege, statut, regulament sau procedură de operare, iar înregistrările ar trebui eliminate cu grijă pentru a evita divulgarea accidentală a informațiilor. Procesul trebuie să fie bine documentat, începând cu un program de păstrare a înregistrărilor și politici și proceduri care au fost aprobate la cel mai înalt nivel. Ar trebui păstrat un inventar al evidențelor eliminate, inclusiv certificarea faptului că au fost distruse. Înregistrările nu ar trebui niciodată aruncate pur și simplu ca deșeuri. Majoritatea organizațiilor folosesc procese, inclusiv pulverizarea, mărunțirea hârtiei sau incinerarea.

Produsele disponibile în comerț pot gestiona înregistrările prin toate procesele active, inactive, arhivare, planificare și eliminare a păstrării. Unii utilizează, de asemenea, tehnologia RFID pentru urmărirea fișierului fizic.

Gestionarea înregistrărilor digitale

Principiile generale de gestionare a înregistrărilor se aplică înregistrărilor în orice format. Cu toate acestea, înregistrările digitale ridică probleme specifice. Este mai dificil să vă asigurați că conținutul, contextul și structura înregistrărilor sunt păstrate și protejate atunci când înregistrările nu au o existență fizică. Acest lucru are implicații importante pentru autenticitatea, fiabilitatea și încrederea înregistrărilor.

Se efectuează multe cercetări privind gestionarea înregistrărilor digitale. Proiectul International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) este un exemplu de astfel de inițiativă. Bazat la School of Library, Archival and Information Studies de la Universitatea British Columbia , în Vancouver, British Columbia, Canada, Proiectul InterPARES este un proiect de colaborare între cercetători din întreaga lume angajat să dezvolte teorii și metodologii pentru a asigura fiabilitatea, acuratețea și autenticitatea înregistrărilor digitale.

Cerințele funcționale pentru sistemele de calculatoare pentru gestionarea înregistrărilor digitale au fost produse de către Departamentul Apărării al SUA , Arhivele Naționale ale Regatului Unit și Comisia Europeană, a căror specificație MoReq ( Model Requirements for the Management of Electronic Records ) a fost tradusă în cel puțin douăsprezece limbi. finanțat de Comisia Europeană .

Există îngrijorări deosebite cu privire la capacitatea de a accesa și de a citi înregistrările digitale în timp, deoarece ritmul rapid al schimbării tehnologiei poate face ca software-ul folosit pentru a crea înregistrările să fie învechit, lăsând înregistrările ilizibile. O cantitate considerabilă de cercetare este întreprinsă pentru a aborda acest lucru, sub titlul conservării digitale . Registratură Victoria Publice (PROV) situat în Melbourne, Australia a publicat Victorian Strategia de inregistrari electronice (VERS) , care include un standard pentru păstrarea, pe termen lung de stocare și de acces la înregistrările electronice permanente. Standardul VERS a fost adoptat de toate departamentele guvernamentale victoriene. O arhivă digitală a fost creată de PROV pentru a permite publicului larg accesul la înregistrări permanente. Arhive Noua Zeelandă înființează, de asemenea, o arhivă digitală.

Înregistrări fiscale electronice

Înregistrările fiscale electronice sunt versiuni computerizate / fără hârtie ale înregistrărilor solicitate de agențiile fiscale, cum ar fi Serviciul de venituri interne . Există o confuzie substanțială cu privire la ceea ce constituie înregistrări digitale acceptabile pentru IRS , deoarece conceptul este relativ nou. Subiectul este discutat în Publicația 583 și Buletinul 1997-13 , dar nu în detalii specifice.

Întreprinderile și persoanele care doresc să-și convertească înregistrările pe hârtie în copii scanate pot fi expuse riscului dacă fac acest lucru. De exemplu, nu este clar dacă un auditor IRS ar accepta o copie scanată în format JPEG , PNG sau PDF a unei chitanțe de cumpărare pentru o cheltuială dedusă.

Problemele curente

Conformitate și probleme juridice

În timp ce administrația publică, asistența medicală și profesia de avocat au o istorie lungă de gestionare a înregistrărilor, sectorul corporativ a manifestat, în general, un interes mai mic. Acest lucru s-a schimbat în ultimii ani datorită noilor cerințe de conformitate, determinate parțial de scandaluri precum afacerea Enron / Andersen și problemele mai recente de la Morgan Stanley . Problemele de conformitate a înregistrărilor corporative, inclusiv cerințele privind perioada de păstrare și necesitatea divulgării informațiilor ca urmare a litigiilor, au devenit considerate importante. Statute precum Legea Sarbanes-Oxley din SUA au dus la o mai mare standardizare a practicilor de gestionare a înregistrărilor. Începând cu anii 1990, trecerea către înregistrările electronice a văzut necesitatea unor relații de lucru strânse între managerii de înregistrări și managerii IT, în special incluzând aspectele legale, axate pe conformitate și gestionarea riscurilor.

Securitate

Confidențialitatea , protecția datelor și furtul de identitate au devenit probleme de interes tot mai mare. În consecință, rolul managerului de înregistrări în protecția înregistrărilor unei organizații a crescut. Nevoia de a se asigura că informațiile personale nu sunt păstrate inutil a adus o atenție sporită programelor de păstrare și eliminării înregistrărilor.

Transparenţă

Importanța crescută a transparenței și responsabilității în administrația publică, marcată de adoptarea pe scară largă a legilor privind libertatea de informare, a condus la concentrarea asupra necesității de a gestiona înregistrările, astfel încât acestea să poată fi accesate cu ușurință de către public. De exemplu, în Regatul Unit, Secțiunea 46 din Freedom of Information Act 2000 impunea guvernului să publice un Cod de practică privind gestionarea înregistrărilor pentru autoritățile publice. În mod similar, legislația Uniunii Europene privind protecția datelor și informațiile de mediu, care impune organizațiilor să dezvăluie informații la cerere, creează necesitatea unei gestionări eficiente a acestor înregistrări.

Adopție și implementare

Implementarea modificărilor necesare culturii organizaționale este o provocare majoră, deoarece gestionarea înregistrărilor este adesea văzută ca o sarcină administrativă inutilă sau cu prioritate redusă care poate fi efectuată la cele mai scăzute niveluri din cadrul unei organizații. Daunele reputaționale cauzate de gestionarea deficitară a înregistrărilor au demonstrat că gestionarea înregistrărilor este responsabilitatea tuturor persoanelor din cadrul unei organizații.

O problemă care a fost foarte controversată în rândul managerilor de înregistrări a fost adoptarea necritică a documentelor electronice și a sistemelor de gestionare a înregistrărilor .

Impactul internetului și al rețelelor sociale

O altă problemă de mare interes pentru managerii de înregistrări este impactul internetului și al rețelelor sociale conexe, cum ar fi wiki- uri , bloguri , forumuri și companii precum Facebook și Twitter , asupra practicilor, principiilor și conceptelor tradiționale de gestionare a înregistrărilor, deoarece multe dintre acestea instrumentele permit crearea și diseminarea rapidă a înregistrărilor și, adesea, chiar și sub formă anonimă.

Înregistrează managementul ciclului de viață

O provocare dificilă pentru multe întreprinderi este legată de urmărirea înregistrărilor pe parcursul întregului ciclu de viață al informațiilor, astfel încât să fie clar, în orice moment, unde există o înregistrare sau dacă există încă. Urmărirea înregistrărilor pe parcursul ciclurilor lor de viață permite personalului care gestionează înregistrările să înțeleagă când și cum să aplice regulile legate de înregistrări, cum ar fi regulile de păstrare legală sau distrugere.

Conversia înregistrărilor pe hârtie în formă electronică

Pe măsură ce lumea devine mai digitală, o problemă în continuă creștere pentru comunitatea de gestionare a înregistrărilor este conversia înregistrărilor pe hârtie existente sau primite în formă electronică. Astfel de conversii sunt cel mai adesea efectuate cu intenția de a economisi costurile de stocare, spațiul de stocare și în speranța de a reduce timpul de recuperare a înregistrărilor.

Pentru a facilita astfel de conversii sunt utilizate instrumente precum scanere de documente , software de recunoaștere optică a caracterelor și sisteme electronice de gestionare a documentelor .

Educație și certificare

Multe colegii și universități oferă programe de licență în bibliotecă și științe ale informației care acoperă gestionarea înregistrărilor. În plus, există organizații profesionale care oferă o certificare profesională separată, nedegradată, pentru practicieni, denumirea de Manager de înregistrări certificate sau CRM.

Sisteme electronice de gestionare a înregistrărilor

Un sistem electronic de gestionare a documentelor și înregistrărilor este un program de calculator sau un set de programe utilizate pentru urmărirea și stocarea înregistrărilor. Termenul se distinge de sistemele de imagistică și de gestionare a documentelor specializate în captarea hârtiei și, respectiv, în gestionarea documentelor. Sistemele electronice de gestionare a înregistrărilor oferă în mod obișnuit funcții de securitate și audit specializate adaptate nevoilor managerilor de înregistrări.

Administrația Națională a Arhivelor și Înregistrărilor (NARA) a aprobat standardul 5015.2 al Departamentului Apărării al SUA ca „bază adecvată și adecvată pentru abordarea provocărilor de bază ale gestionării înregistrărilor în mediul automatizat care caracterizează din ce în ce mai mult crearea și utilizarea înregistrărilor”. Gestionarea înregistrărilor Furnizorii pot fi certificați conformitatea cu DoD 5015.2-STD după verificarea din Comandamentul de testare a interoperabilității comune care construiește proceduri de testare a cazurilor, scrie rapoarte finale detaliate și sumare despre produsele certificate 5015.2 și efectuează inspecția la fața locului a software-ului.

Arhivele Naționale din Marea Britanie au publicat două seturi de cerințe funcționale pentru a promova dezvoltarea pieței software-ului de gestionare a înregistrărilor electronice (1999 și 2002). A derulat un program de evaluare a produselor în raport cu cerințele din 2002. Deși aceste cerințe au fost inițial formulate în colaborare cu guvernul central, ele au fost preluate cu entuziasm de multe părți ale sectorului public mai larg din Marea Britanie și din alte părți ale lumii. Programul de testare s-a închis acum; Arhivele Naționale nu mai acceptă cereri pentru testare. Cerințele Arhivelor Naționale din 2002 rămân actuale.

Comisia Europeană a publicat „ MoReq “, cerințele model pentru înregistrările electronice și gestionarea documentelor în 2001. Deși nu este un standard formal, acesta este în general considerată și face referire ca un standard. Acesta a fost finanțat de programul IDA al Comisiei și a fost dezvoltat la instigarea Forumului DLM . O actualizare majoră a MoReq, cunoscută sub numele de MoReq2, a fost publicată în februarie 2008. Și aceasta a fost inițiată de Forumul DLM și finanțată de Comisia Europeană, cu această ocazie prin programul său IDABC (succesorul IDA). MoReq2 însoțește un cadru de testare software și o schemă XML; a fost convenit un regim de testare a conformității software-ului la conferința DLM Forum de la Toulouse din decembrie 2008.

La Arhivele Naționale ale Australiei (NAA) a publicat specificațiile funcționale pentru Electronic Records Sisteme de Management Software (ERMS), precum și liniile directoare aferente pentru punerea în aplicare a specificațiilor funcționale pentru Electronic Records Sisteme de Management Software - ul, ca proiectele de expunere în februarie 2006.

Arhive Noua Zeelandă a publicat în iunie 2005 o „bună practică discreționară” pentru sistemele electronice de păstrare a înregistrărilor (standardul 5), emisă sub autoritatea secțiunii 27 din Public Records Act 2005.

Centre de înregistrări comerciale

Centrele de înregistrări comerciale sunt facilități care oferă servicii de stocare a înregistrărilor pe hârtie pentru organizații. În unele cazuri, acestea oferă, de asemenea, stocare pentru înregistrările păstrate în format electronic. Centrele de înregistrări comerciale oferă stocare cu densitate ridicată pentru înregistrările de hârtie, iar unele oferă stocare controlată de climat pentru suporturi non-hârtie sensibile și hârtie critică (vitală). Există o organizație comercială pentru centrele de înregistrări comerciale (de exemplu, PRISM International), cu toate acestea, nu toți furnizorii de servicii sunt membri.

Vezi si

Referințe

linkuri externe