Gestionarea contractelor - Contract management

Administrarea contractelor sau administrarea contractelor este gestionarea contractelor încheiate cu clienți, furnizori , parteneri sau angajați. Gestionarea contractelor include negocierea termenilor și condițiilor din contracte și asigurarea respectării termenilor și condițiilor, precum și documentarea și aprobarea oricăror modificări sau modificări care pot apărea în timpul implementării sau executării sale. Poate fi rezumat ca procesul de gestionare sistematică și eficientă a crearii, executării și analizei contractelor în scopul maximizării performanței financiare și operaționale și al minimizării riscului.

Contractele comerciale comune includ ordinele de cumpărare , facturile de vânzare , contractele de utilități , scrisorile de angajament pentru numirea consultanților și profesioniștilor și contractele de construcții . Contractele complexe sunt deseori necesare pentru proiecte de construcții, bunuri sau servicii care sunt foarte reglementate , bunuri sau servicii cu specificații tehnice detaliate, acorduri de proprietate intelectuală (PI), externalizare și comerț internațional . Majoritatea contractelor mai mari necesită utilizarea eficientă a software-ului de gestionare a contractelor pentru a ajuta administrarea între mai multe părți.

Un studiu publicat în 2007 a constatat că pentru „42% dintre întreprinderi ... principalul factor de îmbunătățire a gestionării contractelor [a fost] presiunea pentru a evalua și a atenua mai bine riscurile” și, în plus, „aproape 65% dintre întreprinderi raportează acel contract managementul ciclului de viață (CLM) a îmbunătățit expunerea la riscurile financiare și juridice ".

Contracte

HM Prison Altcourse din Liverpool, operat de G4S în baza unui contract guvernamental britanic

Un contract este un acord scris sau oral obligatoriu din punct de vedere juridic între părțile identificate în acord pentru a îndeplini termenii și condițiile prezentate în acord. O cerință prealabilă pentru executarea unui contract, printre altele, este condiția ca părțile la contract să accepte condițiile contractului revendicat. Din punct de vedere istoric, acest lucru a fost realizat cel mai frecvent prin semnătură sau performanță, dar în multe jurisdicții - în special odată cu avansul comerțului electronic - formele de acceptare s-au extins pentru a include diverse forme de semnătură electronică.

Contractele pot fi de mai multe tipuri, de exemplu, contracte de vânzare (inclusiv leasinguri ), contracte de cumpărare, acorduri de parteneriat , acorduri comerciale și acorduri de proprietate intelectuală .

  • Un contract de vânzare este un contract între o companie (vânzătorul) și un client în cazul în care compania este de acord să vândă produse și / sau servicii, iar clientul în schimb este obligat să plătească pentru produsul / serviciile cumpărate.
  • Un contract de cumpărare este un contract între o companie (cumpărătorul) și un furnizor care promite să vândă produse și / sau servicii în termenii și condițiile convenite. Compania (cumpărătorul) în schimb este obligată să confirme bunurile / sau serviciile și să plătească răspunderea creată. Atunci când contractul de cumpărare este între un comerciant cu amănuntul și producător, contractul include și condiții pentru prelucrarea articolelor returnate. Cu toate acestea, din cauza costului logisticii inverse, comercianții cu amănuntul dispun adesea de returnări, mai degrabă decât să le trimită spatele către furnizor.
  • Un acord de parteneriat poate fi un contract care stabilește în mod formal condițiile unui parteneriat între două persoane juridice, astfel încât să se considere „parteneri” într-un acord comercial. Totuși, astfel de expresii pot fi, de asemenea, doar un mijloc de a reflecta dorința părților contractante de a acționa „ca și cum” ambele ar fi într-un parteneriat cu obiective comune. Prin urmare, s-ar putea să nu fie aranjamentul de drept comun al unui parteneriat care, prin definiție, creează obligații fiduciare și care are, de asemenea, datorii „solidare”.

Activități de gestionare a contractelor

Modelul de gestionare a contractelor standard de afaceri, așa cum este utilizat de multe organizații din Statele Unite , exercită de obicei competența asupra următoarelor discipline de afaceri:

  • Autorizare și negociere
  • Managementul de bază
  • Managementul angajamentului
  • Managementul comunicării.
  • Vizibilitate și conștientizare a contractului
  • Aplicarea pârghiilor comerciale menite să asigure beneficiile anticipate ale contractului, să asigure că riscul rămâne acolo unde a fost plasat prin contract și să descarce stimulentele încorporate în contract pentru a asigura o bună performanță și a descuraja o performanță slabă.
  • Managementul documentelor
  • Creștere (pentru contractele din partea vânzărilor)
  • Conformitatea / guvernanța contractului

Etapele managementului contractelor

A se vedea, de asemenea: atribuirea contractului

Managementul contractului poate fi împărțit în trei etape:

  • faza precontractuală
  • faza de executare a contractului
  • faza post-atribuire (denumită adesea respectarea contractului / guvernanță), inclusiv rezilierea contractului.

În faza post-atribuire sau „în aval”, unele organizații au o echipă de gestionare a contractelor, altele pot solicita managerilor operaționali să includă gestionarea contractelor în cadrul rolului lor. Chartered Institute of Achiziții & Supply (CIPS) sugerează că cerința de gestiune a contractelor dedicat depinde de valoarea contractului, durata contractului, complexitatea serviciilor și nivelul de risc, deși în stadiile inițiale ale unui contract, evaluarea riscului și punerea în aplicare a proceselor centrale de gestionare a contractelor pot fi sarcini adecvate pentru un manager de contracte dedicat. CIPS notează, de asemenea, că, în unele cazuri, echipa de achiziții poate avea un rol extins în menținerea gestionării contractelor. Contractarea pentru servicii poate fi mai complexă decât contractele de aprovizionare și, prin urmare, necesită o gestionare mai atentă.

Variația contractului

Pot exista ocazii în timpul fazei post-atribuire când ceea ce este convenit într-un contract trebuie modificat ulterior. Un număr de baze pot fi utilizate pentru a susține o modificare ulterioară, astfel încât întregul contract să rămână executabil în temeiul noului acord.

O modificare se poate baza pe:

  • Un acord reciproc al ambelor părți pentru a modifica contractul, în afara cadrului contractului existent. Aceasta ar fi o bază independentă pentru schimbarea contractului.
  • O decizie unilaterală de modificare a contractului, prevăzută și permisă de contractul existent. Acest lucru ar avea în mod normal perioade de preaviz pentru echitate și adesea dreptul celuilalt, în special în contractele cu consumatorii, de a înceta relația contractuală. Orice impunere unică de modificare ar trebui justificată contractual, altfel poate fi interpretată ca o respingere a contractului inițial, permițând celeilalte părți să rezilieze contractul și să solicite despăgubiri.
  • O decizie bilaterală de a modifica contractarea, în cadrul procesului de variație sau control al modificărilor prezentat în contractul existent. Acestea sunt adesea numite dispoziții privind controlul schimbărilor.

Conformitatea / guvernanța contractului

Vezi și: Contract relațional

În faza post-atribuire, este important să ne asigurăm că sunt îndeplinite condițiile și condițiile contractuale, dar este, de asemenea, esențial să analizăm mai îndeaproape elementele precum pasivele neînregistrate, veniturile sub raportate sau plățile în exces. Dacă aceste elemente sunt trecute cu vederea, marja poate fi afectată negativ. Un audit de conformitate a contractului va începe adesea cu o revizuire a oportunității pentru a identifica zonele cu cel mai mare risc. Având la dispoziție un program dedicat de conformitate (și / sau guvernanță), sa dovedit că rezultă o recuperare tipică de 2-4% și, uneori, de până la 20%.

Gândirea actuală cu privire la gestionarea contractelor în relații complexe se schimbă de la o „gestionare” a conformității la o „ guvernare ”, concentrându-se pe crearea unei structuri de guvernanță în care părțile au un interes personal în gestionarea a ceea ce sunt adesea aranjamente contractuale extrem de complexe într-un un mod mai colaborativ, aliniat, flexibil și credibil. În 1979, laureatul Nobel Oliver Williamson a scris că structura de guvernanță este „cadrul în care se decide integritatea unei tranzacții”. El a adăugat în continuare că „deoarece contractele sunt variate și complexe, structurile de guvernanță variază în funcție de natura tranzacției”.

Un cadru de guvernanță colaborativă are patru componente:

  • O structură de gestionare a relației (modul în care părțile lucrează împreună pentru a lua atât decizii operaționale de zi cu zi, cât și decizii strategice)
  • Un proces comun de gestionare a performanței și transformării conceput pentru a urmări performanța generală a parteneriatului
  • Un plan de gestionare a ieșirilor ca mecanism de control pentru a încuraja organizațiile să facă schimbări etice și proactive în beneficiul reciproc al tuturor părților.
  • Respectarea preocupărilor și reglementărilor speciale, care includ componentele mai tradiționale ale conformității contractului

Contracte și încredere

O altă dimensiune a managementului contractelor se referă la interacțiunea dintre contracte și încredere. În special, cercetătorii din management au discutat despre natura relației dintre contract și dezvoltarea încrederii. Pe de o parte, unii au susținut că contractele și încrederea s-ar substitui reciproc; adică utilizarea unui mecanism scade avantajele celuilalt. Pe de altă parte, alții sugerează că contractul și încrederea se completează reciproc; adică utilizarea unuia mărește beneficiile utilizării celuilalt mecanism.

Funcții manageriale

În 2008, Asociația Internațională pentru Contract și Management Comercial (IACCM, acum World Commerce & Contracting ) a început un proiect menit să clarifice rolul unui manager de contract, care a fost actualizat de mai multe ori. Această lucrare a identificat faptul că, în rândul managerilor de contracte înșiși, există o „credință larg răspândită că titlul (și variantele sale, cum ar fi Managerul comercial) maschează variații masive în rolul, statutul și responsabilitățile postului ”. Cu toate acestea, cercetările IACCM au găsit indicii că „responsabilitățile de bază ale managerilor de contracte (și prin deducere , departamentele de gestionare a contractelor) sunt foarte similare” și se aplică într-o serie de sarcini, de la pregătirea ofertelor și negocierea contractelor, până la rolul „intermediar” între rolul unei organizații angajaților și clienților săi, precum și conformitatea și asigurarea încheierii contractului, prelungirii sau reînnoirii la punctul său final.

Savanții în afaceri și management au acordat atenție rolului contractelor în gestionarea relațiilor dintre indivizi sau între organizații. În special, contractele funcționează ca instrumente de control și coordonare. Pe de o parte, contractele pot modera riscurile de exploatare sau deturnare de către un partener oportunist. Pe de altă parte, contractele pot contribui la promovarea comunicării și a schimbului de informații între părți.

În sectorul public din Marea Britanie, standardele de gestionare a contractelor au fost publicate în 2004 de către Crown Commercial Service și au fost actualizate periodic. Aceste standarde au fost elaborate ca urmare a unei „Revizuiri inter-guvernamentale a contractelor majore” din 2003, comandată de Cabinetul de Birou pentru a evalua gestionarea contractelor majore deținute de companiile G4S și Serco .

Vezi si

Referințe