DIRKS - DIRKS
DIRKS , un acronim pentru Proiectarea și implementarea sistemelor de păstrare a înregistrărilor , este un manual cuprinzător care descrie procesul de creare a sistemelor de gestionare a înregistrărilor , incluzând diverse înregistrări de informații comerciale și tranzacții, așa cum este subliniat în Standardul australian pentru gestionarea înregistrărilor - AS ISO 15489 . DIRKS a fost dezvoltat de Arhivele Naționale ale Australiei în colaborare cu Autoritatea de Evidență a Statelor din New South Wales .
Manualul este format din două părți, prima parte este ghidul utilizatorului, iar partea a doua este setul de pași. DIRKS este un proces în opt etape în care toate aspectele, sau cât mai multe posibil, ale unei afaceri sunt studiate pentru a realiza o practică completă de gestionare a înregistrărilor . În plus față de acești opt pași, DIRKS include mai multe șabloane și chestionare pentru a ghida unul prin metodologia DIRKS.
DIRKS a fost înlocuit în 2007 la nivelul Commonwealth-ului australian, dar continuă să fie utilizat la nivel de stat în New South Wales ca un instrument care nu ajută sectorul public să se conformeze cu Autoritatea de evidență a statului din New South Wales State Records Act 1998.
Etape ale metodologiei DIRKS
- Pasul A: investigație preliminară;
Înainte de a avea loc o investigație preliminară, DIRKS sugerează efectuarea unei investigații pre-preliminare în cazul în care se stabilește dacă este nevoie de un program de gestionare a înregistrărilor la organizație și există sprijin pentru punerea în aplicare a unui sistem de păstrare a înregistrărilor. Dacă da, ancheta preliminară poate avea loc. Există patru componente ale anchetei preliminare DIRKS.
- Determinați sfera anchetei preliminare
- Colectați informații
- Documentați cercetarea investigației
- Raportați conducerii superioare
- Pasul B: Analiza activității de afaceri;
Scopul pasului B este de a crea un set de declarații consultative din care să poată fi determinată o analiză a activităților de afaceri ale organizației. DIRKS sugerează un set de abordări sistematice pentru a analiza o organizație într-un mod sistematic pentru a dezvălui diferite activități de afaceri, modul în care acestea sunt finalizate și cine le finalizează.
- Pasul C: Identificarea cerințelor de păstrare a înregistrărilor;
Pasul C are două obiective principale. Primul este de a determina cerințele unei organizații în ceea ce privește crearea și păstrarea înregistrărilor activităților sale comerciale. Al doilea obiectiv este de a documenta cerințele determinate într-un mod clar care poate fi folosit ca referință în viitor.
- Pasul D: Evaluarea sistemelor existente;
Obiectivul principal al pasului D este evaluarea sistemelor de păstrare a înregistrărilor existente și a oricăror alte sisteme conexe de gestionare a informațiilor care au capacitatea de a captura și menține înregistrările. Această evaluare este de a identifica punctele slabe și punctele tari ale sistemului existent.
- Pasul E: Identificarea strategiilor pentru păstrarea înregistrărilor;
Obiectivul principal al pasului E este de a determina care politici, proceduri, standarde și alte instrumente vor ajuta organizația să își atingă obiectivele de păstrare a înregistrărilor. Cu aceste strategii stabilite se poate crea un model atât pentru gestionarea înregistrărilor, cât și pentru păstrarea înregistrărilor.
- Pasul F: Proiectarea unui sistem de păstrare a înregistrărilor;
Obiectivul din Pasul F este de a utiliza informațiile obținute în etapele A până la E, se poate elabora un plan care să îndeplinească cerințele stabilite în Pasul C. Proiectarea ar trebui să remedieze orice defecțiuni găsite în Pasul D și să includă un plan complet pentru integrarea noii sistem de păstrare a înregistrărilor
- Pasul G: Implementarea unui sistem de păstrare a înregistrărilor;
Obiectivul pasului G este de a pune la punct sistemul de păstrare a înregistrărilor care a fost proiectat în pasul F.
- Pasul H: Revizuirea post-implementare.
Obiectivul pasului H este de a măsura eficiența sistemului instalat și de a vă asigura că, în practică, îndeplinește toate cerințele stabilite și documentate în manualul DIRKS.
Vezi si
- Standarde australiene
- Arhivele Naționale din Australia
- Înregistrează ciclul de viață
- Gestionarea inregistrarilor
- Autoritatea de evidență a statului din New South Wales