DIRKS - DIRKS

DIRKS , un acronim pentru Proiectarea și implementarea sistemelor de păstrare a înregistrărilor , este un manual cuprinzător care descrie procesul de creare a sistemelor de gestionare a înregistrărilor , incluzând diverse înregistrări de informații comerciale și tranzacții, așa cum este subliniat în Standardul australian pentru gestionarea înregistrărilor - AS ISO 15489 . DIRKS a fost dezvoltat de Arhivele Naționale ale Australiei în colaborare cu Autoritatea de Evidență a Statelor din New South Wales .

Manualul este format din două părți, prima parte este ghidul utilizatorului, iar partea a doua este setul de pași. DIRKS este un proces în opt etape în care toate aspectele, sau cât mai multe posibil, ale unei afaceri sunt studiate pentru a realiza o practică completă de gestionare a înregistrărilor . În plus față de acești opt pași, DIRKS include mai multe șabloane și chestionare pentru a ghida unul prin metodologia DIRKS.

DIRKS a fost înlocuit în 2007 la nivelul Commonwealth-ului australian, dar continuă să fie utilizat la nivel de stat în New South Wales ca un instrument care nu ajută sectorul public să se conformeze cu Autoritatea de evidență a statului din New South Wales State Records Act 1998.

Etape ale metodologiei DIRKS

  • Pasul A: investigație preliminară;

Înainte de a avea loc o investigație preliminară, DIRKS sugerează efectuarea unei investigații pre-preliminare în cazul în care se stabilește dacă este nevoie de un program de gestionare a înregistrărilor la organizație și există sprijin pentru punerea în aplicare a unui sistem de păstrare a înregistrărilor. Dacă da, ancheta preliminară poate avea loc. Există patru componente ale anchetei preliminare DIRKS.

  1. Determinați sfera anchetei preliminare
  2. Colectați informații
  3. Documentați cercetarea investigației
  4. Raportați conducerii superioare
  • Pasul B: Analiza activității de afaceri;

Scopul pasului B este de a crea un set de declarații consultative din care să poată fi determinată o analiză a activităților de afaceri ale organizației. DIRKS sugerează un set de abordări sistematice pentru a analiza o organizație într-un mod sistematic pentru a dezvălui diferite activități de afaceri, modul în care acestea sunt finalizate și cine le finalizează.

  • Pasul C: Identificarea cerințelor de păstrare a înregistrărilor;

Pasul C are două obiective principale. Primul este de a determina cerințele unei organizații în ceea ce privește crearea și păstrarea înregistrărilor activităților sale comerciale. Al doilea obiectiv este de a documenta cerințele determinate într-un mod clar care poate fi folosit ca referință în viitor.

  • Pasul D: Evaluarea sistemelor existente;

Obiectivul principal al pasului D este evaluarea sistemelor de păstrare a înregistrărilor existente și a oricăror alte sisteme conexe de gestionare a informațiilor care au capacitatea de a captura și menține înregistrările. Această evaluare este de a identifica punctele slabe și punctele tari ale sistemului existent.

  • Pasul E: Identificarea strategiilor pentru păstrarea înregistrărilor;

Obiectivul principal al pasului E este de a determina care politici, proceduri, standarde și alte instrumente vor ajuta organizația să își atingă obiectivele de păstrare a înregistrărilor. Cu aceste strategii stabilite se poate crea un model atât pentru gestionarea înregistrărilor, cât și pentru păstrarea înregistrărilor.

  • Pasul F: Proiectarea unui sistem de păstrare a înregistrărilor;

Obiectivul din Pasul F este de a utiliza informațiile obținute în etapele A până la E, se poate elabora un plan care să îndeplinească cerințele stabilite în Pasul C. Proiectarea ar trebui să remedieze orice defecțiuni găsite în Pasul D și să includă un plan complet pentru integrarea noii sistem de păstrare a înregistrărilor

  • Pasul G: Implementarea unui sistem de păstrare a înregistrărilor;

Obiectivul pasului G este de a pune la punct sistemul de păstrare a înregistrărilor care a fost proiectat în pasul F.

  • Pasul H: Revizuirea post-implementare.

Obiectivul pasului H este de a măsura eficiența sistemului instalat și de a vă asigura că, în practică, îndeplinește toate cerințele stabilite și documentate în manualul DIRKS.

Vezi si

Referințe

linkuri externe