Metodologia de selectare a sistemului ERP - ERP system selection methodology

O metodologie de selecție a sistemului ERP este un proces formal pentru selectarea unui sistem de planificare a resurselor întreprinderii (ERP). Metodologiile existente includ:

  • Gestionarea selecției de furnizori independenți SpecIT
  • Metoda pâlniei Kuiper
  • Instrumentul de sprijin al deciziilor 3D al lui Dobrin
  • Metoda Clarkson Potomac

Prezentare generală

Indiferent dacă compania este o organizație multinațională, multi-milionară, non-profit sau o companie mică cu cifră de afaceri de un singur cifră, obiectivul selecției sistemului este de a obține un sistem care poate oferi funcționalitate pentru toată afacerea procese; care va primi acceptarea completă a utilizatorului; aprobarea conducerii și, cel mai important, poate oferi o rentabilitate semnificativă a investiției pentru acționari .

De la mijlocul anilor 1970, când a existat o introducere pe scară largă a pachetelor de calculatoare în companiile de top pentru a ajuta la planificarea cerințelor materiale , companiile de software s-au străduit și, în cea mai mare parte, au reușit, să creeze pachete care să asiste în toate aspectele conducerii unei afaceri de la fabricare ; managementul lanțului de aprovizionare ; resurse umane ; prin intermediul financiar. Acest lucru a dus la evoluția sistemelor ERP.

În consecință, un număr semnificativ de pachete care pretind a fi sisteme ERP au intrat pe piață din 1990. Există pachete la capătul superior al pieței și o cantitate vastă de alte pachete pe care furnizorii le pretind că sunt sisteme ERP. Există, de asemenea, pachete care pretind a fi cele mai bune rase pentru anumite procese [cum ar fi planificarea] și vândute doar ca un supliment la un sistem ERP. Opțiunile sunt multe și acest lucru, în realitate, creează o problemă pentru compania care trebuie să ia o decizie.

Complexitatea selectării unui sistem ERP este în continuare agravată de faptul că unele sisteme sunt orientate pentru mediul de fabricație discret, în care o cantitate distinctă de articole alcătuiesc un produs finit, în timp ce altele sunt mai potrivite pentru industriile de procesare, cum ar fi prelucrarea chimică și alimentară, unde ingredientele nu sunt exacte și unde ar putea exista relucrări și subproduse ale unui proces.

În ultimul deceniu, companiile au devenit, de asemenea, interesate de funcționalități îmbunătățite, cum ar fi gestionarea relațiilor cu clienții și capacitatea de comerț electronic .

Având în vedere toate soluțiile potențiale, nu este neobișnuit ca companiile să aleagă un sistem care nu este cel mai potrivit pentru afacere și acest lucru duce în mod normal la o implementare mai costisitoare. Astfel, „Costurile ERP pot ajunge până la două sau trei la sută din venituri”. O metodologie adecvată de selecție a sistemului ERP va furniza, în timp și buget, un sistem ERP care se potrivește cel mai bine proceselor de afaceri și utilizatorului dintr-o întreprindere. Este utilizat în întreprinderi la scară mică pentru implementarea organizării lor către SIG.

Selecție slabă a sistemului

Companiile folosesc rareori o metodologie de selecție complet obiectivă atunci când aleg un sistem ERP. Unele greșeli frecvente includ:

Cerințe incomplete

Deoarece implementarea unui nou sistem ERP „necesită ca oamenii să își facă treaba în mod diferit” (Wallace și Kremzar), este foarte important să înțelegem cerințele utilizatorilor, nu numai pentru procesele actuale, ci și pentru procesele viitoare (adică înainte și după noul sistem este instalat). Fără cerințe detaliate ale utilizatorului, revizuirea sistemelor pentru o potrivire funcțională funcțională rareori reușește. Cerințele trebuie să fie suficient de detaliate pentru procesele complexe sau procesele care pot fi unice pentru o anumită afacere.

Bazarea pe demonstrațiile furnizorilor

Demonstrațiile furnizorilor tind să se concentreze pe procese foarte simpliste. O demonstrație tipică arată o comandă ideală pentru încasarea procesului în cazul în care un client comandă o cantitate de produs care este în stoc. Realitatea în majoritatea afacerilor este că majoritatea clienților au aranjamente comerciale variate și mai complexe, iar produsele nu sunt întotdeauna în stoc.

Excesul de accent pe costul sistemului

Potrivit Finlay și Servant, „Diferențialul în prețul de cumpărare între pachete este puțin probabil să fie factorul dominant". În timp ce costul unui sistem ERP este semnificativ pentru o companie, alte criterii de decizie importante, cum ar fi funcționalitatea; verificarea viitoare; infrastructura subiacentă [rețea și bază de date], precum și capacitatea de comerț electronic, printre altele, pot fi subliniate. Evaluarea ulterioară a cheltuielilor potențial ascunse sau a cheltuielilor recurente ar trebui luată în considerare, ceea ce ar ajuta la determinarea dacă sistemul poate fi acordat în mod continuu. cheltuielile pot include întreținerea anuală, costurile de înlocuire a hardware-ului, instruirea angajaților, integrarea și actualizările.

Analiza atentă a managementului schimbării

În timpul implementării software-ului ERP, majoritatea proceselor și sistemelor necesită analize profunde pentru a gestiona în mod eficient schimbarea. De asemenea, cel mai important punct ar fi să gestioneze setul de competențe al angajaților, precum și al directorilor. Instruirea șefilor de departament ar trebui să fie prioritară, deoarece acestea ar fi ghidul pentru utilizatorii finali pentru a asigura utilizarea eficientă a software-ului.

Sub-accent pe suportul sistemului

Prin subevaluarea opțiunilor de asistență oferite de furnizor, o organizație poate selecta din greșeală soluția de sistem ERP greșită. În funcție de structura tarifelor pentru asistență și / sau instruire, o organizație poate constata că nu a bugetat în mod corespunzător pentru sprijinul complet al sistemului sau instruirea necesară pentru a adopta pe deplin soluția de către angajații lor. Fiecare organizație ar trebui să își identifice cu atenție nevoile de asistență și formare continuă în timpul și după implementarea completă pentru a se asigura că contractul vânzătorului precizează exact cum vor satisface aceste nevoi.

Bias de selecție

Nu este neobișnuit ca decizia asupra sistemului de achiziționare să fie luată de o persoană sau de un departament din cadrul companiei. În aceste situații, un sistem ERP care poate fi excelent la o funcție, dar slab la alte procese, poate fi impus întregii întreprinderi, cu consecințe grave pentru afacere.

Lipsa de înțelegere a propriilor procese de afaceri

Fără o viziune clară asupra locului în care sunt lucrurile în prezent, este dificil, dacă nu imposibil, să se definească așteptările din noul sistem. Selecția sistemului ERP poate deveni un coșmar foarte rapid dacă compania nu are așteptări clare despre ceea ce trebuie realizat printr-o nouă soluție.

Neutilizarea serviciilor obiective profesionale

Unul dintre principalele motive pentru eșecul selectării sistemului este lipsa de înțelegere a cunoștințelor în cadrul companiei. Consultanții experimentați pot oferi informații despre toate pachetele disponibile pe piață; cea mai recentă funcționalitate disponibilă în cele mai comune pachete și, cel mai important, poate ajuta utilizatorul să decidă dacă o cerință specifică ar oferi valoare adăugată utilizatorului și afacerii. Cu toate acestea, este demn de remarcat faptul că ajutorul profesional trebuie să fie oferit de consultanți obiectivi care nu au nicio afiliere cu furnizorii de sisteme ERP. "Dacă o consultanță a acumulat o expertiză în utilizarea unui anumit pachet, atunci este în interesul său să recomande acel pachet clientului său." Problemele pot apărea și din consultanți care nu sunt familiarizați cu ofertele specifice unei industrii și pot împinge ofertele care nu sunt cea mai bună alegere pentru client.

Incapacitatea de a înțelege oferta oferită de furnizorul ERP

„Se estimează că aproximativ 90% din implementările sistemului întreprinderii întârzie sau depășesc bugetul”. O explicație plauzibilă pentru implementările care întârzie și depășesc bugetul este că compania nu a înțeles oferta oferită de furnizor înainte de semnarea contractului. Un exemplu tipic în acest sens ar fi scenariul în care un furnizor poate oferi 5 zile de servicii în scopul migrării datelor . Realitatea este că există o cantitate imensă de muncă necesară pentru introducerea datelor într-un sistem nou. Furnizorul va importa datele în noul sistem, dar se așteaptă ca compania să le introducă într-un fișier ușor de importat în sistem. Compania este, de asemenea, de așteptat să extragă datele din vechiul sistem; curățați datele și adăugați date noi care sunt solicitate de noul sistem. „ERP, pentru a avea succes, necesită niveluri de integritate a datelor mult mai mari decât au atins vreodată majoritatea companiilor - sau chiar luate în considerare. Înregistrările de inventar, lista de materiale (BOM), formulele, rețetele, rutările și alte date trebuie să devină extrem de precise, complet și structurat corespunzător ". Acest scenariu tipic este una dintre numeroasele probleme care determină întârzierea implementărilor și, invariabil, duc la solicitări de mai multe resurse.

Expertiză internă

Pentru selectarea unui sistem ERP de implementat, o organizație poate alege să angajeze o sursă informată pentru managementul intern sau să folosească o firmă de consultanță. Cu un furnizor terț, poate fi ușor să nu înțelegeți pe deplin capacitățile sistemului și decalajul de cerințe pe care sistemul ERP nu le oferă. Din acest motiv, organizațiile trebuie să țină seama de costurile angajării unui expert în cunoștințe ERP sau de încredere într-un furnizor terț pentru implementare. Dacă o organizație decide să utilizeze un furnizor, va trebui să decidă cum să gestioneze întreținerea continuă a sistemului.

O metodologie adecvată de selectare a sistemului

Pentru a aborda greșelile obișnuite care duc la o selecție slabă a sistemului, este important să se aplice principiile cheie procesului, dintre care unele sunt enumerate mai jos:

Abordare structurată

Primul pas în selectarea unui nou sistem este adoptarea unei abordări structurate a procesului. Setul de practici este prezentat tuturor părților interesate din cadrul întreprinderii înainte de începerea procesului de selecție a sistemului. Toată lumea trebuie să înțeleagă metoda de colectare a cerințelor; invitație la licitație; modul în care vor fi selectați potențialii furnizori; formatul demonstrațiilor și procesul de selectare a furnizorului. Astfel, fiecare părte interesată este conștientă că decizia va fi luată în mod obiectiv și colectiv și acest lucru va duce întotdeauna la un nivel ridicat de cooperare în cadrul procesului.

Demonstrații concentrate

Demonstrațiile potențialilor furnizori trebuie să fie relevante pentru afacere. Cu toate acestea, este important să înțelegem că există o cantitate considerabilă de pregătire necesară de către furnizori pentru a efectua demonstrații specifice unei companii. Prin urmare, este imperativ ca vânzătorii să fie tratați în mod egal în cererile de demonstrație și revine companiei [și consultantului obiectiv care asistă compania în procesul de selecție] să identifice demonstrații suficiente care să permită luarea unei decizii corecte, dar, de asemenea, asigurați-vă că furnizorii nu renunță la procesul de selecție din cauza gradului de pregătire necesar.

Procesul de decizie obiectiv

„Alegerea ERP de utilizat este o decizie complexă care are consecințe economice semnificative, deci necesită o abordare cu mai multe criterii.”. Există două puncte cheie de menționat atunci când principalii factori de decizie sunt de acord asupra criteriilor de selecție care vor fi utilizate în evaluarea potențialilor furnizori. În primul rând, criteriile și sistemul de notare trebuie să fie convenite în prealabil înainte de a vizualiza orice sistem potențial. Criteriile trebuie să fie extinse și stabilite de un număr cât mai mare de persoane obiective în cadrul și în afara întreprinderii. În niciun caz nu ar trebui să li se permită persoanelor cu afiliere la unul sau mai multe sisteme să consilieze în acest sens.

Implicarea deplină a întregului personal

Decizia privind sistemul trebuie luată de toate părțile interesate din cadrul întreprinderii. „Necesită conducere de conducere și participare ... implică practic fiecare departament din cadrul companiei”. Reprezentanții tuturor utilizatorilor ar trebui:

  • Fiți implicat în faza de inițiere a proiectului în care este convenit procesul de luare a deciziilor;
  • Asista la colectarea cerințelor;
  • Participați la demonstrațiile vânzătorului;
  • Participați semnificativ la lista scurtă și la selecția finală a unui furnizor.

Referințe

linkuri externe