Birou fără hârtie - Paperless office

Un birou fără hârtie (sau birou fără hârtie ) este un mediu de lucru în care utilizarea hârtiei este eliminată sau redusă foarte mult. Acest lucru se face prin conversia documentelor și a altor lucrări în formă digitală, un proces cunoscut sub numele de digitalizare . Susținătorii susțin că „a deveni fără hârtie” poate economisi bani, crește productivitatea, economisi spațiu, face documentația și schimbul de informații mai ușor, poate menține informațiile personale mai sigure și poate ajuta mediul înconjurător . Conceptul poate fi extins și la comunicațiile din afara biroului.

Definiție

Lumea fără hârtie era sloganul unui publicist , destinat să descrie biroul viitorului . A fost facilitată de popularizarea terminalelor computerelor cu afișaj video precum IBM 2260 din 1964 . O predicție timpurie a biroului fără hârtie a fost făcută într-un articol din 1975 Business Week . Ideea a fost că automatizarea biroului ar face ca hârtia să fie redundantă pentru sarcini de rutină, cum ar fi păstrarea evidenței și evidența contabilă , și a ajuns la importanță odată cu introducerea computerului personal . În timp ce predicția unui computer pe fiecare birou era remarcabil de profetică, „biroul fără hârtie” nu era. Îmbunătățirile aduse imprimantelor și fotocopiatorilor au făcut mult mai ușoară reproducerea documentelor în bloc, determinând utilizarea la nivel mondial a hârtiei de birou mai mult decât dublă din 1980 până în 2000. Acest lucru a fost atribuit ușurinței sporite de producție a documentelor și utilizării pe scară largă a comunicațiilor electronice, care a dus la la utilizatorii care primesc un număr mare de documente care erau deseori tipărite. Cu toate acestea, începând cu anul 2000, cel puțin în SUA, utilizarea hârtiei de birou s-a redus și acum scade, ceea ce a fost atribuit unei schimbări de generație; se crede că tinerii sunt mai puțin înclinați să imprime documente și mai înclinați să le citească pe un ecran interactiv color. Potrivit Agenției pentru Protecția Mediului din Statele Unite , lucrătorul mediu de birou generează în fiecare zi aproximativ două kilograme de produse din hârtie și carton.

Termenul „Biroul fără hârtie” a fost folosit pentru prima dată în comerț de Micronet, Inc. , o companie de echipamente de birou automatizate, în 1978.

Istorie

Birourile tradiționale au sisteme de arhivare pe bază de hârtie , care pot include dulapuri de arhivare , foldere, rafturi, sisteme de microfișe și dulapuri de desen, toate acestea necesită întreținere, echipamente, spațiu considerabil și consumă resurse mari. În schimb, un birou fără hârtie ar putea avea pur și simplu un birou, un scaun și un computer (cu o cantitate modestă de stocare locală sau de rețea), iar toate informațiile ar fi stocate în formă digitală. Recunoașterea vorbirii și sinteza vorbirii ar putea fi, de asemenea, utilizate pentru a facilita stocarea informațiilor în mod digital.

Odată ce datele computerului sunt tipărite pe hârtie, acestea nu sunt sincronizate cu actualizările bazei de date a computerului . Hârtia este dificil de căutat și aranjat în mai multe aranjamente de sortare, iar datele similare pe hârtie stocate în mai multe locații sunt adesea dificile și costisitoare de urmărit și actualizat. Un birou fără hârtie ar avea un punct de colectare cu o singură sursă pentru actualizări de baze de date distribuite și un sistem de publicare-abonare . Ecranele moderne ale computerului fac cititul mai puțin obositor pentru ochi; un computer laptop poate fi folosit pe o canapea sau în pat. Cu computerele tabletă și smartphone-urile , cu multe alte funcții cu valoare adăugată cu costuri reduse, cum ar fi animația video, clipurile video și filmele de lungă durată, mulți susțin că hârtia este acum învechită pentru toți, cu excepția celor care sunt rezistenți la schimbările tehnologice. Cărțile electronice sunt adesea gratuite sau costuri reduse în comparație cu cărțile tipărite.

Alții susțin că hârtia va avea întotdeauna un loc, deoarece oferă utilizări diferite față de ecrane.

Impactul hârtiei asupra mediului

Articolul principal: Impactul hârtiei asupra mediului

Unii cred că fabricarea produselor din hârtie contribuie semnificativ la defrișări și la schimbările climatice provocate de om și produce gaze cu efect de seră . Alții susțin că fabricarea produselor din hârtie, în special în America de Nord, susține echilibrul ecologic și economic al silviculturii durabile . Conform Raportului de durabilitate al Asociației Americane a Pădurii și Hârtiei din 2018 , producția de hârtie a scăzut emisiile de gaze cu efect de seră cu 20% într-o perioadă de unsprezece ani. Măsuri precum reciclarea pot ajuta la reducerea impactului hârtiei asupra mediului. Unele producții de hârtie în afara Americii de Nord pot duce la poluarea aerului prin eliberarea de dioxid de azot (NO 2 ), dioxid de sulf (SO 2 ) și dioxid de carbon (CO 2 ). Apele reziduale evacuate din fabricile de celuloză și hârtie din afara Americii de Nord pot conține solide, substanțe nutritive și materii organice dizolvate care sunt clasificate ca poluanți . Nutrienți precum azotul și fosforul pot provoca sau exacerba eutrofizarea corpurilor de apă dulce.

Cernelurile de imprimare și tonerele sunt foarte scumpe și utilizează compuși organici volatili care dăunează mediului , metale grele și uleiuri neregenerabile, deși standardele privind cantitatea de metale grele din cerneală au fost stabilite de unele organisme de reglementare. Dezlipirea pastei de hârtie reciclată are ca rezultat o suspensie deșeurilor, uneori cântărind 22% din greutatea hârtiei reciclate, care poate ajunge la depozitele de deșeuri .

Impactul electronic al mediului

Articol principal: Deșeuri electronice

Un mediu de lucru fără hârtie necesită o infrastructură de componente electronice pentru a permite producerea, transmiterea și stocarea informațiilor. Industria care produce aceste componente este unul dintre cele mai puțin durabile și mai dăunătoare mediului din lume. Procesul de fabricare a hardware - ului electronic implică extragerea de metale prețioase și producția de plastic pe scară industrială. Transmiterea și stocarea datelor digitale este facilitată de centrele de date , care consumă cantități semnificative din alimentarea cu energie electrică a unei țări gazdă.

Eliminarea hârtiei prin automatizare și automatizarea formularelor electronice

Necesitatea hârtiei este eliminată prin utilizarea sistemelor online, cum ar fi înlocuirea cărților index și rolodex-urilor cu baze de date, scrisori și faxuri tastate cu e-mail și cărți de referință cu internetul. O altă modalitate de eliminare a hârtiei este automatizarea proceselor pe hârtie care se bazează pe formulare, aplicații și anchete pentru a capta și partaja date. Această metodă este denumită „formulare electronice” sau formulare electronice și se realizează de obicei prin utilizarea documentelor existente tipărite în format electronic pentru a permite preumplerea datelor existente, captarea datelor introduse manual online de către utilizatorii finali, oferind metode sigure pentru să trimită datele formularelor către sistemele de procesare și să semneze digital documentele electronice fără a fi tipărite.

Tehnologiile care pot fi utilizate cu automatizarea formularelor electronice includ -

  • Portable Document Format ( PDF ) - pentru a crea, afișa și interacționa cu documente și formulare electronice
  • Software de gestionare a formularului electronic (formular electronic) - pentru a crea, integra și direcționa formulare și forma date cu sisteme de procesare
  • Baze de date - pentru a captura date pentru preumplerea și prelucrarea documentelor
  • Platforme de flux de lucru - pentru a direcționa informații, documente și fluxul direct al procesului
  • Comunicare prin e-mail (e-mail electronic) care permite trimiterea și primirea informațiilor de tot felul și activarea atașamentelor
  • Soluții de semnătură digitală - pentru semnarea digitală a documentelor (utilizate de utilizatorii finali)
  • Servere web - pentru a găzdui procesul, a primi datele trimise, a stoca documente și a gestiona drepturile asupra documentelor

Una dintre principalele probleme care a împiedicat companiile să adopte automatizarea documentelor este dificultatea de a captura semnăturile digitale într-un mod rentabil și conform. Legea E-Sign din 2000 din Statele Unite prevedea că un document nu poate fi respins pe baza unei semnături electronice și impunea tuturor companiilor să accepte semnături digitale pe documente. Astăzi există suficiente opțiuni rentabile disponibile, inclusiv soluții care nu necesită utilizatorilor finali să achiziționeze hardware sau software.

Unul dintre marile avantaje ale acestui tip de software este că poate fi utilizat OCR ( recunoașterea optică a caracterelor ), care permite utilizatorului să caute textul complet al oricărui fișier. În plus, etichetele definite de utilizator pot fi adăugate la fiecare fișier pentru a facilita localizarea anumitor fișiere în întregul sistem.

Unele programe fără hârtie oferă un scaner, hardware și software și funcționează perfect în separarea și organizarea documentelor importante. Software-ul fără hârtie poate permite, de asemenea, oamenilor să permită semnături online pentru documente importante care pot fi utilizate în orice afacere mică sau birou. Sistemele de gestionare și arhivare a documentelor oferă unele metode de automatizare a formularelor. De obicei, punctul în care sistemele de gestionare a documentelor încep să lucreze cu un document este atunci când documentul este scanat și / sau trimis în sistem. Multe sisteme de gestionare a documentelor includ capacitatea de a citi documente prin recunoașterea optică a caracterelor și de a utiliza aceste date în cadrul sistemului de gestionare a documentelor. Deși această tehnologie este esențială pentru realizarea unui birou fără hârtie, nu abordează în primul rând procesele care generează hârtie.

Digitalizarea documentelor pe hârtie

Un alt aspect cheie al filozofiei biroului fără hârtie este conversia documentelor pe hârtie, fotografii , planuri de inginerie, microfișe și toate celelalte sisteme bazate pe hârtie în documente digitale. Tehnologiile care pot fi utilizate pentru aceasta includ scanere , soluții de poștă digitală, copiatoare de cărți, scanere de format mare (pentru desene tehnice), scanere de microfișe , conversie fax în PDF, oficii poștale online , imprimante multifuncționale și sisteme de gestionare a documentelor . Fiecare dintre aceste tehnologii folosește software care convertește formatele raster (bitmap-uri) în alte forme, în funcție de nevoie. În general, acestea implică o formă de tehnologie de compresie a imaginii care produce imagini raster mai mici sau utilizează recunoașterea optică a caracterelor (OCR) pentru a converti un document în text. O combinație de OCR și raster este utilizată pentru a permite capacitatea de căutare, menținând în același timp forma originală a documentului. Un pas important este etichetarea legată de conversia hârtie-digitală și catalogarea documentelor scanate. Unele tehnologii au fost dezvoltate pentru a face acest lucru, dar în general implică fie catalogarea umană, fie indexarea automată pe documentul OCR. Cu toate acestea, scanerele și software-ul continuă să se îmbunătățească odată cu dezvoltarea de scanere portabile mici, care sunt capabile să scaneze documente A4 pe două fețe la aproximativ 30-35ppm într-un format raster (de obicei, TIFF fax 4 sau PDF ).

O problemă cu care se confruntă cei care doresc să ducă la limită filosofia fără hârtie au fost legile drepturilor de autor . Aceste legi pot restricționa transferul de documente protejate prin drepturi de autor de pe un mediu pe altul, cum ar fi convertirea cărților în format electronic.

Securizarea și urmărirea documentelor

Pe măsură ce gradul de conștientizare a furtului de identitate și a încălcărilor de date a devenit mai răspândit, au fost adoptate noi legi și reglementări, care impun companiilor care gestionează sau stochează informații de identificare personală să aibă grijă de aceste documente. Sistemele de birou fără hârtie sunt mai ușor de securizat decât dulapurile clasice și pot urmări accesele individuale la fiecare document.

Dificultăți în adoptarea biroului fără hârtie

O dificultate majoră în „a deveni fără hârtie” este că o mare parte din comunicarea unei companii este cu alte companii și persoane fizice, spre deosebire de a fi doar internă. Comunicarea electronică necesită atât expeditorului, cât și destinatarului să aibă acces ușor la software și hardware adecvate. Costurile și pierderile temporare de productivitate la conversia la un birou fără hârtie sunt, de asemenea, un factor, la fel ca și reglementările guvernamentale, standardele din industrie, cerințele legale și politicile comerciale care pot încetini, de asemenea, schimbarea. Companiile pot întâmpina dificultăți tehnologice, cum ar fi compatibilitatea formatului de fișier, longevitatea documentelor digitale, stabilitatea sistemului și angajații și clienții care nu au abilități tehnologice adecvate.

Din aceste motive, deși poate exista o reducere a hârtiei, unele utilizări ale hârtiei vor rămâne probabil la infinit. Cu toate acestea, un chestionar din 2015 a sugerat că aproape jumătate din întreprinderile mici / mijlocii credeau că sunt sau ar putea rămâne fără hârtie până la sfârșitul acelui an.

Vezi si

Referințe

Lecturi suplimentare

linkuri externe