Sistem electronic de gestionare a documentelor și înregistrărilor - Electronic document and records management system
Sistemul electronic de gestionare a documentelor și înregistrărilor ( EDRMS ) este un tip de sistem de gestionare a conținutului și se referă la tehnologiile combinate de gestionare a documentelor și a sistemelor de gestionare a înregistrărilor ca un sistem integrat.
Utilizare
Gestionarea electronică a documentelor și înregistrărilor este utilizată de organizații pentru a gestiona documente și înregistrări pe tot parcursul ciclului de viață al documentelor , de la crearea până la distrugere.
De obicei, sistemele consideră că un document sau un fișier este un lucru în curs până când acesta a fost supus revizuirii, aprobării, blocării și (potențial) publicării, unde va aștepta să fie utilizat. Versiunea formularului salvat care conține conținut de utilizator va deveni o înregistrare formală în cadrul organizației .
Odată ce un document atinge statutul unei înregistrări, organizația poate aplica cele mai bune practici sau politici de păstrare impuse de lege care indică modul în care va evolua a doua jumătate a ciclului de viață a înregistrării. Aceasta implică în mod obișnuit păstrarea (și protecția împotriva schimbării), până când apar unele evenimente care se referă la înregistrare și care declanșează programul final de dispunere care se aplică înregistrării. În cele din urmă, de obicei la un anumit moment după aceste evenimente, înregistrarea suferă distrugere .
Software EDRMS
O gamă de furnizori de software oferă aceste sisteme la nivel de întreprindere (adică direcționate spre gestionarea tuturor documentelor și înregistrărilor din cadrul unei întreprinderi).
Acești furnizori au furnizat în mod istoric sisteme electronice de gestionare a documentelor și au achiziționat companii mai mici de sisteme de gestionare a înregistrărilor . Simplitatea integrării și intenția inițială a componentei de gestionare a înregistrărilor de a gestiona înregistrările electronice stabilește de obicei complexitatea implementării și potențialului utilizării sistemului final.
Tehnologii asociate
- Managementul proceselor de afaceri (BPM)
- Managementul cazurilor și gestionarea materiei
- Managementul conținutului pentru întreprinderi (ECM)
- Scanare
- Gestionarea conținutului web (WCM)
Organizații profesionale
Organizațiile profesionale pentru documente și înregistrări includ:
- Asociația pentru gestionarea informațiilor și a imaginilor (AIIM)
- Asociația administratorilor și administratorilor de înregistrări (ARMA International)
- Asociația de gestionare a formelor de afaceri (BFMA)
- Societatea de gestionare a informațiilor și înregistrărilor (IRMS)
- Asociația de gestionare a informațiilor și înregistrărilor nucleare (NIRMA)
- Profesioniști în managementul înregistrărilor și informațiilor Australasia (RIMPA)